Zoom-bombing: hoe veilig is uw vergadering op afstand?
Hebt u er ooit over nagedacht een belangrijke zakelijke bijeenkomst te houden midden in een drukke park waar iedereen kan aansluiten en kan zeggen wat hij wil? Of gevoelige informatie over uw klanten te delen met mensen die u eigenlijk niet kent? Precies dat gebeurt wanneer u videoconferentieplatforms gebruikt zonder na te denken over beveiliging. De recente wereldwijde lockdown betekent dat veel aspecten van ons leven zich nu online afspelen. We vergaderen, brainstormen, geven les en leren via internet. Maar samen met vergaderingen via internet ontstaan nieuwe risico’s die we moeten herkennen en vermijden.Zoom en GoToMeeting – apps voor online vergaderen
Tot maart 2020 was Zoom slechts een van de vele apps voor vergaderen op afstand; in december 2019 telde Zoom gemiddeld 10 miljoen vergaderdeelnemers per dag. In de loop van maart steeg dit aantal naar 200 miljoen vergaderdeelnemers per dag en in april naar 300 miljoen, waaronder overheden, scholen en grote bedrijven. Zoom werd een van de meest herkenbare en meest gebruikte apps ter wereld. Ook GoToMeeting, een andere videoconferentiesoftware en de directe concurrent van Zoom, zag het aantal gebruikers enorm stijgen. Dit ongekende niveau van online activiteit brengt nieuwe risico’s met zich mee, waarvan zoom-bombing een van de meest besproken is. Hieronder bespreken we deze risico’s en laten we zien hoe u deze programma’s veilig gebruikt.Zoom-bombing en andere risico’s rond videoconferentie-apps
Zoom-bombing betekent dat een digitale vergadering wordt verstoord of onderbroken door beledigende, obscene of racistische uitspraken of beelden. Dit wordt meestal gedaan door een anonieme indringer die chaos wil veroorzaken en een lopende vergadering wil verstoren. Sinds de eerste incidenten heeft Zoom een reeks beveiligingsupdates doorgevoerd om de dienst veiliger te maken. Sommige zoom-bombers zijn gearresteerd en veel bedrijven en onderwijsinstellingen hebben Zoom verboden en zijn overgestapt op andere platforms. Maar zoom-bombing kan tijdens vergaderingen op elk ander videoconferentieplatform voorkomen, en zolang we die platforms gebruiken zonder passende beveiligingsmaatregelen, kan het ons allemaal overkomen. Zoom-bombing is slechts het topje van de ijsberg van beveiligingsproblemen rond videoconferenties. Wanneer u online vergaderingen organiseert, kunt u er nooit zeker van zijn dat wat u zegt niet door een van de deelnemers wordt opgenomen, of dat de informatie die u met uw collega’s deelt niet publiekelijk uitlekt. Als u niet controleert wie er aan de vergadering deelneemt, kunt u er niet zeker van zijn met wie u spreekt. En de onderwerpen die tijdens videoconferenties worden besproken, zijn slechts zo veilig als de computers en internetverbindingen van de deelnemers.Zo houdt u uw gesprekken veilig.
U kunt een aantal dingen doen om de veiligheid van uw gesprekken te vergroten.- Houd uw videoconferentie-apps up-to-date. Bedrijven als Zoom en GoToMeeting werken hun applicaties regelmatig bij en voegen nieuwe beveiligingsmaatregelen toe.
- Houd uw vergaderingen privé. Zorg er altijd voor dat u weet met wie u spreekt en wie deelneemt aan het gesprek dat u host. Zorg er ook voor dat u weet wie u belt voordat u een gesprek accepteert.
- Wijzig de vergaderings-ID en het wachtwoord telkens wanneer u een gesprek organiseert en gebruik niet uw persoonlijke ID. Zodra u die gegevens hebt verstrekt, kunnen ze in de toekomst worden gebruikt om uw vergaderingen te verstoren. En niets kan voorkomen dat mensen die ze kennen u op elk moment bellen! Gebruik, indien beschikbaar, de optie ‘alleen op uitnodiging’, waarmee u vóór de vergadering uitnodigingen naar deelnemers kunt sturen.
- Gebruik de wachtkamerfunctie. Hiermee komen alle deelnemers in een wachtrij te staan voordat u het gesprek start. Zo laat u iemand die u niet herkent en die inbelt niet in uw vergadering toe.
- Demp het geluid en schakel de video uit voor deelnemers, en zorg ervoor dat alleen de host het scherm kan delen. Zo voorkomt u dat deelnemers content delen die niet relevant is voor de vergadering of die aanstootgevend kan zijn.
- Vergrendel een vergadering zodra deze begint. Niemand kan dan nog inbellen zodra de vergadering bezig is.
- Schakel bestandsoverdracht en privéchat uit. Deelnemers kunnen dan geen irrelevante opmerkingen of bestanden delen tijdens uw vergadering en u sluit de mogelijkheid uit dat de ene deelnemer de andere lastigvalt.
- Vergeet niet dat u indien nodig deelnemers uit de vergadering kunt verwijderen, in de wacht kunt zetten of hun camera kunt uitschakelen.
- Als u besluit uw presentaties op te nemen, vergeet dan niet er een back-up van te maken. Als ze alleen in de apps zijn opgeslagen, kunnen ze door een technische fout gemakkelijk verloren gaan.